Свежие новости
Архив новостей
Новости Business Personal Карта сайта
27 мая 2008 года

 

Следите за изданиями Казанского бизнес-журнала! В июньском выпуске будет  опубликована статья ведущего эксперта России и Европы по тайм-менеджменту Александра Горбачева под названием «Минутное дело».

Данная статья актуальна для руководителей среднего звена, которые страдают нехваткой профессионального и личного времени. В статье эксперт показывает, как понять, куда уходит наше драгоценное время.

Ознакомиться со статьей Вы можете, приобретя выпуск журнала или прочитав ниже:

 

Минутное дело

 

Почему спортивные достижения – отличная школа успешного менеджера? Потому что чувство времени – неотъемлемая часть успеха в работе управленца. Конечно, один раз успеха можно добиться и случайно. А вот регулярно показывать хорошие результаты, особенно финансовые, можно только с развитым чувством времени.

 

Что же такое чувство времени? Это внутренний голос, способный дать ответы на такие вопросы: «Сколько времени займет подготовка отчета о выполненном проекте?», «Как долго ехать от дома до офиса?», «Который сейчас час?». Собственно, многим этот голос известен под термином «внутренние часы». Вот как иллюстрирует эту способность человеческого организма известный изобретатель Генрих Альтшуллер: «…Я просто чувствую движение времени, выработалось такое качество. Знаю, сколько «стоит» та или иная работа. Чувствую полезную загруженность времени, и если она мала – это воспринимается как состояние физического дискомфорта…». Чувство времени – физическое ощущение его движения. Восприятие телом, а не умом. И это очень важно. Потому что телесное восприятие – функция, не требующая вмешательства сознания. Следовательно, оно дает нам возможность разгрузить мозг для любой другой деятельности. Важно именно чувствовать время, а не считать (прикидывать) в голове, сколько займет та или иная работа.

Чувство времени есть у любого нормального человека. Только у одних оно работает с точностью до минуты, а для других плюс-минус полчаса – это норма жизни. К чему приводит такая разлаженность внутренних часов?

 

Ни шагу от плана

Первое важное применение чувства времени – планирование  деятельности. Многие из нас составляют план на день, но только единицам удается сделать все так, как задумано. И дело не в том, что мы не умеем планировать. Планировать умеем: расписываем задачи на день, отмечаем длительность каждой задачи, расставляем приоритеты. И несмотря на это выполнение планов срывается. Почему? Что вы говорите себе, когда, запланировав на поиск в Интернете 60 минут, реально потратили 180? «Слабый канал…», «ну, Интернет затягивает…», «меня отвлекали…» - вы можете привести массу причин. Но результат будет один – ваш план не выполнен. А значит – он не был реален еще на стадии составления. Вы успешно строите иллюзорные планы, которые на практике терпят фиаско. И основная причина иллюзий – слабое чувство времени.

Тот, кто хорошо владеет чувством времени, имеет гораздо больше шансов точно планировать свой день. Потому что погрешность внутренних часов мала. Но даже малые погрешности, как известно, складываются. И чем больше у вас дел, чем больше этапов вы неверно оценили с точки зрения их продолжительности – тем дальше ваш общий план от реальности. Во время реализации все пойдет не так, как хотелось. И как ни огорчительно это констатировать, но никто, кроме вас, в невыполнении нереального плана не виноват.

 

Управлять собой

Следующая область использования чувства времени – это управление собой во время работы. К примеру, вы запланировали подготовиться к переговорам за 60 минут. Спустя 30 минут подготовки вы понимаете, что проделано только 10% работы.

И тут внутренние часики забьют тревогу: «с такой скоростью нам работать никак не меньше 270 минут!». Многих такая ситуация наверняка будет нервировать. «Сам знаю, что не успеваю, а еще ты тут бубнишь!..». Зачем вы нервничаете? Чтобы сорвать подготовку? Или нервозность подстегивает работоспособность? Весьма и весьма сомнительно. Некоторые говорят, что чувство времени им мешает. И это действительно верно. Как может не мешать звенящий рано утром будильник? Мешает, и еще как. И что вы делаете? Нервничаете по этому поводу, ворочаетесь с боку на бок, выключаете его или даже швыряете в него подушкой? Или просыпаетесь, встаете и идете по делам? Так же нужно поступать и с чувством времени. В данной ситуации оно - «звенящий будильник».

Достаточно лишь принять решение о том, как поступить, и вы выключите свой «будильник». Можете дать себе дополнительное время на подготовку к переговорам, скорректировав планы на день, либо перенести переговоры, если это возможно (поставить будильник на другое время и поспать еще). А можно выбрать наиболее важное и уложиться в оставшиеся 30 минут (выключить и встать).

Таким образом, чувство времени помогает выработать реалистичный взгляд на свою деятельность и на время. И это помогает сделать вовремя большинство задуманных дел. Именно помогает, а не решает за вас. Решение принимаете только вы сами.

 

Антистресс

Третья область применения чувства времени – контроль стресса. Стресс – эмоциональная нагрузка на психику, которую человек испытывает в результате неблагоприятных внешних воздействий либо под влиянием собственных комплексов. Какая связь с чувством времени? Предположим, вы берете на себя ряд задач на ближайший месяц. Если объем работ посильный – вы работаете и радуетесь жизни. Если нет – вы в цейтноте! Работы невпроворот, вы не справляетесь. В результате возникает стресс. Так зачем мы берем на себя непосильную ношу? Причин множество. Исключим те ситуации, когда начальство поручает массу дел, и вы делаете их ради своей карьеры. Когда вы хотите быть постоянно занятым, чтобы ни о чем не думать. Или любите показать всем окружающим, какой вы занятой человек. В итоге останутся люди, которые хотели бы справляться с работой вовремя, готовые сказать «нет» чрезмерной нагрузке, но все же – работающие сверх нормы. Их проблема – в неточном определении критического объема работы, сверх которого наступает стресс.

Как определить, справятся они с таким объемом работ или нет? «В прошлый месяц взял три проекта – все успел, даже время осталось. В этом взял четыре – работаю без выходных, весь на нервах». Как говорил Жванецкий: «Как объяснить иностранцу, что русской душе одна бутылка водки – мало, две – нормально, три – много, а четыре - снова мало?» Ответ кроется в точности настройки чувства времени. Развито оно, настроено точно – при определении объема работы вы будете точно знать, где начинается та черта, за которой работа превращается в самоистязание. Имея такую информацию, можно уже вполне реально планировать. «Возьму четыре проекта – буду неделю в стрессе, возьму три – будет пара свободных дней».

Роль чувства времени в контроле стресса в этом и заключается: вы всегда можете следить за уровнем рабочей нагрузки и принимать решения, как изменить ситуацию, если вышли за свой deadline. Главное – не наблюдать за собой со стороны, а управлять делами таким образом, чтобы ватерлиния вашего спокойствия была видна над кипучей водой деловой активности.

Итак, степень развития чувства времени у каждого из нас различна и зависит большей частью от рода деятельности. С его помощью можно планировать дела, управлять собой, контролировать стресс. А что касается методов его развития – они просты и доступны любому.

 

Простые уроки

Самое простое упражнение – калибровка. Выполняется следующим образом. Перед началом события смотрим на часы и говорим себе: «Я выполню его за N минут». При этом помните, что закладывать час на десятиминутное дело – значит заведомо обманывать самого себя. Все-таки мы же для себя стараемся, верно? Назначайте реальные сроки для выполнения!

Выполняем дело, снова смотрим на часы. Сверяем запланированное время с реально потраченным. Оцениваем, насколько наше предсказание отличается от реальности. Если в 60-минутном деле вы ошиблись на ±3 и менее минуты – у вас хорошее чувство времени, развивать особо нечего, но не забывайте, что навыки без тренинга притупляются. Если ошибка составила ±5 и более минут – то степень развития чувства времени оставляет желать лучшего. Пять минут погрешности при часе работы – 12% вашего временного капитала. Это более тысячи часов в год! Позволительна ли такая роскошь? Решать вам, но тысяча часов – все-таки многовато. Соответственно, чем дальше вы вышли за пределы пяти минут – тем ниже точность ваших внутренних часов. Калибровку можно практиковать в любое время в любом месте. Для этого нужны только две вещи: часы и какое-либо занятие. Первые результаты калибровки появляются уже на третий-четвертый день. Самое большое достоинство упражнения – свободная форма выполнения: не нужно ничего писать, и главное, что нужно запомнить – это расхождение предполагаемого и реально потраченного времени. А далее ваша задача – отслеживать изменение этого показателя: растет он, понижается или стоит на месте. А может, скачет? Все это дает вам понимание того, где именно кроются ресурсы вашего управления временем.

Следующее упражнение, занимающее первое место по эффективности, – хронометраж. Что это такое? Вы берете бланк, на котором разлинована таблица из нескольких полей: время начала, время окончания, дело. Далее в течение дня заносите туда все, что делаете, и фиксируете время начала–окончания (см. таблицу).

Для чего мы фиксируем это на бумаге? Ведь можно и просто запоминать. Однако согласитесь, что вряд ли вы вспомните с точностью до минуты, что делали на протяжении позавчерашнего дня или неделю назад. К тому же, вынося эти данные на бумагу, мы разгружаем нашу память. Наша цель – выработать чувство времени, а не запоминать, что и когда мы делали. И самое главное – сам процесс записи переводит фокус нашего внимания на время, а именно это нам и нужно. Чем чаще мы будем это делать, тем быстрее наработаем отличное чувство времени. Суть хронометража для выработки чувства времени – это момент фиксации нашего внимания на времени, а процесс записи в бланк позволяет держать наше внимание в нужном русле. Именно поэтому важно делать это письменно, включая идеомоторную реакцию организма.

Основное правило применения хронометража впервые – не переборщить. Как мышцы нужно нагружать постепенно и регулярно, так и здесь следует знать меру. Начать нужно с двух-трех дней хронометража в неделю. Сделать недельный перерыв. Провести хронометраж пяти рабочих дней. Снова неделя отдыха. И потом две недели непрерывного хронометража. После такой последовательной подготовки ваш мозг готов к настоящим нагрузкам. Хотя к тому времени многие уже наверняка получат ожидаемый результат. И на первое время этого может быть достаточно.

Отметим, что хронометраж дает большой качественный скачок в точности наших внутренних часов. Уже на первой-второй неделе человек реально меняет принципы своего расхода времени, начинает чувствовать его движение.

Результаты хронометража следующие. За четыре-шесть недель человек нарабатывает 80% точности своих часов. Этого вполне достаточно, чтобы получать хорошие результаты в планировании. Следует заметить, что человеку, чья жизнь была и до занятий жестко регламентирована, может потребоваться всего одна-две недели. А людям творческим, которые на часы никогда не обращали внимания, и восьми недель окажется недостаточно.  

Следует отметить, что любая деятельность, предусматривающая жесткий регламент (космические технологии, ракетные войска, спорт), хорошо тренирует чувство времени. Не удивительно, что среди успешных менеджеров немало людей, вышедших из армии. Регулярная дисциплина развивает массу навыков, и среди них чувство времени. Что для вас значит минута? Это много? Что вы успеете сделать за одну минуту? Для спринтера, бегущего стометровку, каждая сотая доля секунды важна! Потому что от этого зависит победа. Поэтому в процессе тренировок он учится чувствовать каждую секунду. Хороший бегун может в 9 случаях из 10 точно сказать, за сколько пробежал ту или иную дистанцию.

 

Кривое зеркало?

Существует еще проблема искажения восприятия времени - это когда одно и то же событие воспринимается нами как длящееся во времени с разной скоростью. К примеру, два события длительностью 30 минут могут восприниматься совершенно по-разному. Интересная лекция пролетает незаметно, а скучное совещание воспринимается как нечто нескончаемое. Хотя на самом деле оба мероприятия длились одинаковое время, но вот наши внутренние часы отсчитывали их по-разному. Почему так происходит?

Наше сознание может находиться в разных состояниях. В каждом из них время воспринимается особым образом. И самое главное – есть контраст между восприятием времени, когда мы эмоционально возбуждены (положительно либо отрицательно), сосредоточенно работаем, спим или погружены в размышления (пребываем в раздумье).

Хорошо известен следующий феномен. Если человека, который находится в трансе около часа, спросить, сколько прошло времени, то он ответит - 5-10 минут. А теперь представьте, что при планировании вы не учли состояние сознания, в котором будете находиться. Вполне реальна ситуация, когда, собираясь на вечеринку, вы собираетесь провести там три часа. У вас отличное чувство времени, и вы думаете, что без проблем почувствуете, когда настанет пора уходить. Появляетесь на вечеринке. Там на редкость весело, интересно – время летит незаметно. И ваши внутренние часы подают первые признаки тревоги не то что через три, а через все шесть часов. Хорошо, если после таких провалов не запланировано никаких мероприятий, а следующий день – выходной. А если иначе? А если бы вы знали, как искажается чувство времени – могли бы выделить на вечеринку больше времени изначально, либо найти способ напомнить себе о времени и покинуть ее вовремя. К примеру, поставить таймер.

Ситуация с переговорами. Если они проходят интересно и интенсивно, времени никто не замечает. В результате рушатся ранее составленные планы, либо, что еще хуже, вы не успеваете обговорить за время переговоров важные пункты и прийти к согласию. В итоге требуется назначать дополнительную встречу, а это расход времени, изменение планов. Одним словом, потери.

То же происходит со временем в дороге. Монотонный гул мотора, мелькание машин и светофоров, вы погружены в пространство движения, и восприятие времени меняется. Час может стать пятнадцатью минутами, а пятнадцать минут – часом. Бывает такое? Здесь очень важно прикидывать дорогу не на глазок, а замерять ее (используйте калибровку). Тогда и расход времени на дорогу будет точный, и опозданий меньше.

Итак, любой человек может легко и просто повысить точность своих внутренних часов. Требуется лишь немного усилий и некоторое время, как, впрочем, и в тренировке любого иного навыка. Добавьте к этому капельку здравого смысла и немного смелости в принятии решений – и вы сможете порадовать себя и окружающих результатами использования внутренних часов. И последнее: в своей работе нужно учитывать искажение восприятия времени. Таким образом вы повысите свои шансы на успех.

Чувство времени – очень важная часть управления собственной жизнью. Начните его развивать, приложите немного усилий – и довольно скоро получите приличный результат.

 

Упражнение «Хронометраж»

 

Время начала

Время окончания

Дело

10.07

10.50

Дорога на работу

10.55

11.44

Подготовка к совещанию

***

***

***

 

 

Обратно